ワークフローシステムは稟議・申請・承認の、一連の業務の手続きを自動化するものです。

社内ワークフローシステムを導入すれば、働き方を見直せたり、タスクを可視化させたりして
業務の効率化が図れます。

ワークフローシステムは利点が多く存在するので、
本記事ではワークフローシステムのメリットを紹介します。

現在ペーパーレス化に完全に移行できていない企業では、申請書を印刷して、承認者に書類を
提出して、管理部門が管理する一連の流れでワークフローを運用しているでしょう。

1つ1つの作業はシンプルなものですが、使う申請書に悩んだり、誰に承認をもらうのか
分からなかったりします。

しかし、ワークフローシステムを導入すれば、データに入力して承認者に渡せるので、
紙での申請書を廃止できるのでペーパーレス化に繋がります。

承認者は会社で紙の書類を確認する必要がなくなり、管理部門としては申請書を探す手間が
なくなるので各フェーズに関わった人の負担を軽減できるのがメリットです。

たとえ承認が通らなくてもシステム上で全て完結して、再度印刷・郵送する手間がありません。

承認者が1人ではない時や社内に承認者がいない場合は、申請から決裁までに時間を要します。
いつまでも承認ができないと、生産性が低下してしまうため、先方との交渉が上手くいかない
ケースもあるでしょう。

しかし、ワークフローシステムを導入すれば、申請や承認がすぐに行えます。
ワークフローシステムはクラウドで管理されていて、スマートフォンやタブレットの端末に
対応しているのでアプリで申請書をチェック・承認できます。

承認がどこで止まっているか確認できる機能や、差し戻しのタイミングでメール通知がくる機能なども
あるので、ワークフローが滞る心配がありません。

移動時間も有効活用できるので、決裁までのスピードを上げられます。

さきほども少し登場しましたが、スマートフォンやタブレットを使ってアプリ上で申請状況を
確認できるのもメリットです。

アラートやメール通知によって申請状況が逐一通知されるほか、承認がどこで止まっているのかも
確認できます。

したがって、申請から完了まで遅延する心配がありません。ステータスが常時確認できるので、
承認者に対する催促や、管理側としての手間をかけずにすべてオンラインで完結できます。

申請書が紙媒体の場合だと、社内での業務に限定されるので都度出社する必要があります。
承認のために会社へ行くケースもあるでしょう。

しかし、ワークフローシステムを導入すれば社外でも作業ができるので、
わざわざ会社へ足を運ぶ必要がありません。

自宅やカフェで仕事をする人が増えている現代で、その働き方にマッチした働き方改革が狙えます。
スマートフォンやタブレットを使ってどこでも操作できるのがメリットです。

ワークフローシステムを導入すれば、申請から承認までの流れを可視化できるので、
規定外のフローで承認が進むリスクがなくなります。

許可されていないものを勝手に購入したり、認識の相違があるまま発注や契約をしたりするトラブルを
防げるので、内部統制を強化できます。

ワークフローシステムは申請も承認も本人しかできないので、代理で捺印されるようなことも起こりません。

万が一強引に申請や承認をした場合は、警告が鳴るので文書改ざんのリスクも回避できます。
紙媒体では分からないような情報である「いつ誰が書き換えたのか」の情報もワークフローシステム
ならデータに残せます。

社内ワークフローシステムを導入すれば、上記の通り様々なメリットがあります。

しかし、ワークフローシステムを導入すれば良いわけではないので、導入しても結局使っていなかったり、
初期設定ができなくてなかなか移行できなかったりするケースもあります。
自社にとって必要な機能を揃えたワークフローシステムを導入しましょう。