ワークフローシステムの導入は、業務効率化とコストの削減が期待できます。

しかし、ワークフローシステムの導入にあたって、自社にあったものを選ばないと、シンプルな作業が
煩雑化してしまい、かえって混乱を招くこともあるため注意が必要です。

「ワークフローシステムを導入したが、結局使っていない」となれば、導入を検討した時間や話し合いの機会が
無駄になってしまいます。

社内ワークフローシステムのデメリットについても理解を進め、万全の状態で導入しましょう。
そこで今回は、社内ワークフローシステムのデメリットをご紹介します。

ワークフローシステムを導入しても、すべての業務を電子化できるわけではありません。

電子帳簿保存法や電子署名法の改正によって書類の電子化が進められていますが、
契約書のように原本を保管しておく必要がある書類も多くあります。

PDF化して保管しても問題ありませんが、原本に関しては別途保管しなければならないので、
すべての業務が電子化されるわけではないと認識しておきましょう。

ワークフローシステムを導入した後の、電子化できない書類の管理方法に関してしっかりと
決めておかなければなりません。

しかし、電子化できない業務の対処法さえ決まってしまえば、ほとんどの業務が電子化できるので、
ワークフローを見直すついでに本件についても話し合ってみるのも良いでしょう。

ワークフローシステムを導入する場合、
パソコンやスマートフォンを使って仕事をするので、操作に慣れる必要があります。

仕事のやり方が変更され、新しく覚えなければならない仕事が増えるので、紙媒体でワークフローを
運用していた人は、システム化に反対する可能性もあるでしょう。

また、従業員の負担も増えてしまいます。業務効率が一向に改善されない場合は、
ワークフローシステムを廃止しなければならない可能性すらあります。

しかし、一般的なワークフローシステムは直感的な操作ができ、電話やチャットをサポートも
あるので、やっていくうちに操作に慣れるでしょう。
個別に操作を教えてくれる講習会を開いているベンダーもあるので、必要であれば検討してみてください。

業務フローに合わせる初期設定が複雑で、なかなかワークフローシステムに移行できないケースもあります。

事前に申請フォームの作成をしたり、承認ルートを設定したりしなければならないので、
初期設定に時間がかかるでしょう。

また、規定外の申請があった場合のアラート通知なども設定しなければ、意図しないフローに導かれたり、業務フローに合わなかったりするケースがあるので注意が必要です。
さらに人事異動や組織変更があった場合は、メンテナンスが必要になりますが、
システムが運用されている状態だと修正部分がほかのフローに影響する可能性もあります。

サービスによってはマルチデバイスに対応していないものもあるので、
必要な機能が備わっているかどうかもしっかりチェックして導入しなければなりません。

既存のシステムと連携できないワークフローシステムを導入した場合、
データの流用ができないのでシステムごとに入力が必要になります。

入力箇所が増えると従業員の負担が増えてしまい、データ入力のミスも考えられるので、業務が効率化されません。

先ほども伝えましたが、ワークフローシステムを導入する前に、仕様や機能についてチェックしておく
必要があります。きちんと既存のシステムと連携ができる製品を選択しましょう。

ワークフローシステムを導入しても、使いこなせなくて失敗に終わってしまうケースが多く存在します。

結果的に紙で運用し直して従来と同じように仕事をして、業務効率が改善されない例もあるので、
仕様や機能に関してはもちろん、社内の業務内容や現状も洗い出してみてください。

そして、自社にマッチした製品を選ぶようにしましょう。