昨今はテレワークやリモートでの業務が注目を集めており、働き方が変化するにしたがって
社内ワークフローも比例して見直されつつあります。
従来の紙や印鑑を用いるワークフローは書類の管理や承認までの手間において、
実に煩雑な工程を踏んでいるのです。

この記事を読めば社内ワークフローシステムを取り入れる具体的なメリットや、
ワークフローシステムを選ぶ際のポイントが分かって、新しいビジネスのチャンスを引き込めます。

社内ワークフローシステムを見直すべき背景について、2020年から猛威を振るっている新型コロナウイルス
による自粛体制やテレワーク化の推進も要因のひとつですが、それだけではありません。

紙や印鑑を用いる従来の社内ワークフローの課題として、書類の管理が挙げられます。
出張費の請求や報告書の提出など、書類によって必要な申請書が異なるのは非常に手間です。
必要な書類を探したり、あるいは管理したりすることによって発生する時間のロスが問題視されています。

また従来の印鑑を用いることで、承認者が不在の場合に承認が滞ってしまう恐れもあります。
承認者が会議などで席を外している、あるいは外出や出張で社内にいない時に承認を得られず、
時間を無駄に消費してしまうのです。

さらに申請書の記載漏れや諸費用の計算ミスによって差し戻しとなった場合に、
一から書類を作るための手間が発生してしまうケースがあります。

従来の紙や印鑑を用いることで発生するワークフローの課題を改善しなければ、
時間のロスが積み重なってしまい、スピード感を求められる昨今のビジネス社会において
取り残されてしまう恐れがあるのです。

社内ワークフローシステムを取り入れることで得られる最も大きなメリットは、ペーパーレス化の実現です。

従来の書類を使うワークフローでは、申請書などを作成する際に印刷や紙代などのコストが不可欠でした。
書類を承認者へと回す時間や、書類の管理場所の確保も必要です。

さらに書類への押印が求められると、承認者がテレワークや会議などで席を外している場合に
承認が得られず、大幅な時間ロスに繋がっていました。

しかし社内ワークフローシステムを取り入れると、押印のための出社が不要となります。
したがってテレワークやリモートワークだけでなく、外出先でも気軽に承認が可能となるのです。

書類を管理する場所を確保する必要もなくなり、印刷のためのコストも不要です。
書類を用意する時間も省けるため、業務の効率を上げることができます。

まずは社内ワークフローシステムを導入する理由や目的を明確にしましょう。
現状のワークフローの課題を整理して優先度をつけることで、社内ワークフローシステムを選ぶ際に
意見が分かれる、方針を見失ってしまう恐れを防ぐことができます。

社内ワークフローシステムを選ぶにあたってもっとも重要なポイントは、基本機能である
申請フォーマット作成です。申請内容ごとに書式を設定し、フォーマットを作成してシステムに保存すれば、
申請の手間を大幅に省けます。

中には汎用のテンプレートや、そのまま使用できるExcelなどで作られたフォーマットなどが搭載されています。
使い慣れた申請書などを大幅に変更すると、社員が慣れるまでに時間がかかってしまったり、
新たな研修が必要になってしまったりと、導入費以外の面でコストが必要になります。

社員の意見も取り入れながら、扱いやすくて便利なフォーマットで運用できるかどうかを検証してみましょう。

社内ワークフローにおける効率化は、スピード感を求められる昨今のビジネス社会では欠かせない課題です。

とくに電子印鑑を用いて効率化することで、承認者が席を外していたり、テレワークやリモートワークを
していたりしたとしても、わざわざ来社する必要がないため、時間を有効活用できます。

社内ワークフローシステムの導入を検討して、ビジネスチャンスを逃さないようにしましょう。