近年、社内ワークフローのクラウド化を急ぐ企業が増えています。
理由はいくつかありますが、とくに昨今の社会環境の変化が関係しています。

この記事では、社内ワークフローの見直しにクラウド化が注目される背景やおすすめするケースなどを
紹介します。ワークフローシステムの導入を検討している場合は、参考にしてください。

社内ワークフローの見直しにクラウド化が注目される背景には、社会環境の変化が関係しています。

たとえば地震によって生じる津波・建物の倒壊・火災といった自然災害は、発生すると最悪の場合、
社内全体に甚大な被害を及ぼす可能性があります。
すべての管理をオフラインかつ自社で行うことの一番のデメリットです。

そんな中、社内ワークフローをクラウド化すると、データが自社ではなくサーバー管理会社に存在します。
そのため、自然災害によって自社が被害を受けても、拠点の場所が異なるサーバー管理会社が
同時に被害に遭うとは限りません。

万が一のことが起きた場合でも、データを管理するサーバー会社に遠隔でアクセスできるため、
リスクを分散させられます。緊急事態に備えて行うBCP対策と捉えることもできます。

書類で申請から承認までを必要とするワークフローと違い、
クラウドのワークフローは以下のようなケースに当てはまる場合におすすめです。

ワークフローをクラウド化することによって、外出先でもスマートフォンやタブレットなどの
モバイル端末を通してデータを確認し、承認の場合には電子印鑑で捺印が可能です。

わざわざ自社に戻って確認する必要性がなくなり、業務の効率化につなげられます。

紙ベースのワークフローでは、書類の印刷から書類を保管するためのファイル、保管スペースを
確保するためのコストまで発生します。

その一方でワークフローシステムではデータがすべて電子化されることから、物理的な保管が必要なく、
保管コストを削減することが可能です。さらに誰でも閲覧しやすい状態になります。

社内ワークフローのクラウド化は、不正処理を防止できるようになるため、データ内部統制を強化したい
場合にもおすすめです。申請や承認の進捗状況が可視化されることになり、全体の流れを簡単に把握
することができます。

紙ベースのワークフローでは特定の稟議書を探したい場合、整理していても見つけられないことがあります。

しかしワークフローシステムの検索機能で確認したいデータを検索すれば、必要としていたデータへ
すぐにアクセスできるため、容易にデータの確認が可能です。

クラウドによる社内ワークフローシステムの機能は、主に6つです。

• フォームの設計機能
• フロー定義機能
• 申請書作成機能
• 承認・決裁機能
• 運用管理機能
• 他システムとの連携機能

中でも必須ともいえる機能は、フォームの設計機能とフロー定義機能です。

フォームは稟議書のような申請書類を作成する役割があり、フロー定義は承認の手順を作成するための
機能となっています。

もちろん、その他の機能もワークフローで業務を効率化するために必要な機能です。
また、他システムとの連携機能が搭載されたシステムであれば、さらなる効率化が期待できます。

クラウドによる社内ワークフローシステムは運用コストが発生するものの、緊急時のことを考えると、
導入すべきツールです。現状、業務や保管コスト、内部統制に課題を抱えている企業は、
社内ワークフローをクラウド化することによって問題を解決できるでしょう。

2020年頃から一気にテレワーク化が進んでいますが、自然災害はいつやってくるかわからないもの。
早めの対応を心がけ、取り組んでいきましょう。