ワークフローを紙からクラウドに移行するにあたっては、注意したいポイントがいくつかあります。
後になって不要な課題を抱えないために、事前にしっかりとチェックしましょう。

この記事では、ワークフローをクラウド化する際に注意したいポイントをわかりやすく解説します。

ワークフローのクラウド化を検討したとき、まず取り組みたいのが現状を把握することです。

今、社内で採用されているワークフローにはどんな課題があるのか、何が問題で、どう改善すれば
業務効率化につながるのかを確認しましょう。

確認すべきポイントとしては

• 各種帳票のフォーマット
• 申請フロー
• 管理者が設定する項目
• 組織変更時の対応
• 申請者にとっての使い勝手

などがあります。

これらのプロセスをできるだけ正確に把握することで、新たなワークフローシステムを選ぶ際に役立ちます。
機能が不足している部分や、本来不要なプロセスが発生している部分、
利用者にとってわかりにくい部分を見つけ出しましょう。

ワークフローを導入して使用するためには、社内ルールも変更する必要が出てくるでしょう。

しかし、社内ルールの変更に抵抗感を持つ人も少なくありません。
従来よりシンプルに、わかりやすくなる「改変」だとしても、ルールを変更する際には事前周知の徹底を
心がけましょう。周知が充分でないと、新しいワークフローに苦手意識が生まれてしまうこともあります。

また、実際にシステムを使い始めるタイミングで、数人のグループごとに操作説明の時間を設ける、
わかりやすいマニュアルを用意するなどの工夫も必要です。

とくに、これまでITツールを使用していなかった、限定的な使い方をしていた企業では、
事前に従業員のITツールへの苦手意識・Webリテラシーなど説明する時間を設ける必要があります。

社内ワークフローは業務上必ず使用するものですから、
多くの従業員にとって使いやすいものである必要があります。

とくに、申請を受ける側の管理者は作業範囲が多くなることを考慮し、できるだけシンプルで
わかりやすいシステムを選ぶ必要があります。

また、社外とのやりとりが発生することも視野に入れ、電子捺印を行える、または電子捺印できるシステムと
連携できるものを選ぶとよいでしょう。

ワークフローをクラウド化するにあたって、忘れてはならないのがセキュリティ面の整備・強化です。
ワークフローをクラウドに移行するにはシステムの導入が必須となるため、
システムを提供するベンダーがセキュリティ対策にどう取り組んでいるかをチェックしましょう。

また、従業員のセキュリティ意識を一定レベルまで引き上げることも必要となります。
充分に時間をとり、システムの扱い方や意識を周知することが重要です。

今回は、ワークフローをクラウド化する際に注意したいポイントについて解説しました。

ワークフローは社内業務において基盤となる存在です。

基盤をクラウド化し、申請・承認作業をスムーズに行えるようにすることで、
大幅な業務効率化が図れるでしょう。
今回ご紹介したポイントに注目し、クラウド化に取り組んでみてください。