クラウド型のワークフローシステムは、紙ベースのワークフローで問題視されていた課題を
解決できるシステムです。
しかしそんななか、なぜ海外に比べて日本の社内ワークフローは複雑といわれているか、
その理由を知っていますか？

この記事では、日本の社内ワークフローが複雑な理由からクラウド型ワークフローシステムで
社内ワークフローを最適化する重要性を紹介します。
クラウド型ワークフローシステムの基本的なことが理解できる内容になっているので、ぜひ参考にしてください。

日本の社内ワークフローが複雑な理由は、申請ルートによって承認フローが異なるためです。
たとえば備品の購入や取引先の契約の締結など、社内外問わず回覧の順番と承認者に違いがあります。

申請内容によっては追加で承認を得なければいけないことも珍しくありません。
くわえて、紙の書類で申請から承認までを行っているがために具体的な進捗状況が
可視化できていない点も、日本の社内ワークフローが複雑な理由のひとつとなっています。

以前よりも業務の効率化を図れるクラウド型のワークフローシステムが普及し始めてきていますが、
それでも普及し切るまでには時間が必要です。また、ここまで社内ワークフローが複雑化しているのも
日本特有であり、グローバル企業にもワークフローがあるとはいえ、日本より複雑ではありません。

いずれにせよ、日本の社内ワークフローの単純化は難しいことから、
クラウド型ワークフローシステムの導入を検討する企業が増えてきています。

クラウド型ワークフローシステムは、これまで紙で申請から承認を行ってきた際の課題を
解決できる特徴があります。具体的には書類の保管コストの削減をはじめとした、内部統制の強化、
業務の効率化です。

ワークフローをクラウド化することで、スマートフォンやタブレットなどを使用してどこからでも
アクセスできるようになります。そして、電子印鑑を用いて捺印することもできるため、
社内にいなくても処理することが可能です。

主な機能は、承認に必要な申請書類を作成する役割を担っているフォームの設計機能や承認の手順を
作成するためのフロー定義機能が挙げられ、他にも申請書作成機能、承認・決裁機能、運用管理機能なども、クラウド型ワークフローシステムには搭載されています。

このように、社内のワークフローそのものが複雑化しており進捗状況が可視化しにくい日本企業に
おいて、クラウド型ワークフローシステムは非常に有効です。万が一自社に問題が起きてもデータを
管理する会社が別に存在していることから、事業継続への支障を最小限に抑えられます。

クラウド型システムによる社内ワークフローの最適化は、さまざまな観点から重要とされています。

たとえば、昨今の社会情勢により、出社する働き方から在宅でのリモートワークが一般的になりました。
しかしそうなると、従来の社内ワークフローより、回覧するためにわざわざ承認者の元に書類を郵送するか、
申請者と承認者が出社する必要が出てきます。

これでは以前よりも業務の効率が悪くなり本末転倒のため、遠隔で申請から承認まで行える
クラウド型の社内ワークフローシステムが重要となっているのです。
根本的に日本の社内ワークフローシステムの問題を見直した結果ともいえるでしょう。

社内ワークフローを最適化するために、
日本企業はクラウド型システムを積極的に導入していく必要があります。

日本の社内ワークフローは申請ルートによって承認フローが異なり、海外に比べて複雑です。
しかしクラウド型のワークフローシステムを導入することで、課題を緩和できます。

とくに業務の効率化や承認フローの進捗状況を可視化できる恩恵が大きいため、
社内ワークフローに悩まされている企業は導入を検討してみてください。