「社内文書の脱ハンコを進めたいが、自社で可能かどうか判断がつかない」
といった悩みを抱えている管理者は多いでしょう。

たしかに、すぐに脱ハンコに取り組むべき企業と、そうでない企業は存在します。
この2つにはどのような点で違いがあるのかを見ていきましょう。

脱ハンコへの取り組みは、国内の企業に広がりを見せています。
脱ハンコによってどのようなメリットが得られるのかを見ていきましょう。

ハンコは、本人でなくても押せる点がデメリットといえます。いわば、改ざんのリスクが常につきまとっています。
実際にオフィスで改ざんが行われることがなくても、できる状態にあることが問題です。

電子化を進めると、改ざん、破損、汚損リスクを大きく低減できます。

コロナの流行によって、国内にテレワーク推進の潮流が一気に押し寄せました。
すでに脱ハンコを達成していた企業は、テレワークへの移行が比較的スムーズだったと推測します。

ハンコが必要なくなれば押してもらうために出社したり、押印がないために業務が滞ったりすることはなく、
生産性の向上にもつながります。

ハンコを押す書類があるということは、紙文書が多く存在するということです。
インク代や書類をまとめるホチキス代、印刷費などにかかるコストは膨大です。さらに書類を郵送すれば、
郵送代や切手代も必要となってきます。ハンコとともに紙文書の取り扱いを少なくすることで、
費用の削減につながるでしょう。

環境へ配慮するという観点からも、企業のペーパーレス化は取り組むべき問題です。

脱ハンコを進めるべき企業とそうでない企業と分けましたが、
実際には、どの企業でも脱ハンコを進めるメリットの方が大きく感じられるでしょう。

社内文書でハンコを多用している場合には、すぐにでも脱ハンコが可能なはずです。
ただし、脱ハンコの範囲にもよりますが、これまでの業務フローが大きく変わります。

従業員へは事前に周知し、必要であれば講習会を開くなどのフォローを行いましょう。
こうした体制を準備できない場合には、脱ハンコを検討するのは時期尚早かもしれません。
適切に移行するために、一定の期間を設けて行いましょう。

ワークフローシステムは、社内文書の扱いに特化した電子システムです。
決裁書や稟議書などの申請・承認を必要とする書類を、オンライン上で扱えます。

書類の検索、保管もシステム上で行うことが可能で、利用デバイスを問わないため、外出先や自宅から
アクセスして利用することもできます。

ワークフローシステムを導入する前に、事前に社内に向けて説明しておいた方がよいことを3つ紹介します。

オンライン上で管理するという点で、セキュリティ面の不安を覚える社員もいるでしょう。
ワークフローシステムには強固なセキュリティが施されており、しっかりと書類を守っていると説明して、
安心してもらうようにしましょう。

PC操作や、新しいシステムの導入に抵抗を覚える社員にとって、苦痛を感じるかも知れません。
事前に少人数でテスト運行してみて、マニュアルを作っておくとよいでしょう。
また、社員全体でITリテラシー研修を行い、スキルアップを図るのもよいでしょう。

上司を説得する必要があるなら、メリットを提示しましょう。
ワークフローシステムの導入によって削減できるコストや、社内稟議・申請などが円滑に進むことで
どれくらいの業務が効率化できるかを提示するとよいでしょう。

よくも悪くも、新しいシステム導入には必ず抵抗が生まれます。

まずは社員全体が受け入れやすい空気、体勢を作ることから始めてみてください。
よりスムーズな業務を行うヒントになれば幸いです。