ビジネスでは当たり前のように用いられているハンコですが、1度「本当に必要なのか？」という目線で
見てみましょう。使い慣れたハンコには、実は無駄が多くあります。

社外文書であれば、契約を交わした証拠としてハンコは有効です。そもそも、法律によって電子管理が
できない書類も存在します。しかし、社内文書でハンコを使用するシーンも多くあるでしょう。

なぜ、社内文書でハンコが必要なのでしょうか。

承認・申請で使われている社内文書のハンコは、大半が「何となく」で使っているだけといわれています。
少し思い出してみて欲しいのですが、ハンコを押すとき「流れ作業のように押していた」という人は
意外と多いかもしれません。

申請書などに「何となく」用いるハンコは、あまり重要なものではありません。
実は、これまで何となく使っていたものに、時間や費用を取られていたのです。ビジネスにおいて、
機会損失は問題です。

「何となく使っていた」のなら「試しになくしてみる」ことも可能なはずです。

それでは、どのように社内文書の脱ハンコを目指せばよいのでしょうか。この記事では「ワークフローシステム」
の活用をおすすめします。以下にワークフローシステムをおすすめするポイントを解説します。

私たちは、ハンコが押してあるだけで「信頼できる」と判断しているところがあります。ワークフローシステム
の中には、確認や承認の証として、ハンコを押したようにデザインされているものもあります。

操作も画面の指示に従って入力していくだけで、簡単に業務を行えます。PC作業が不安という人でも、
安心して使えるでしょう。

ITに詳しくない部門・部署でも、ワークフローシステムを活用できます。社内決済ルールや、申請フォームを
作成するのに専門知識は不要です。マウスのみで一連の操作が可能なため、利用者の世代を問いません。

書類を記入しているとき、記入ミスや漏れがあると差し戻されます。再提出になってしまうと、
時間や人件費のロスにつながります。ワークフローシステムで入力する文字の種類や必須項目を指定すれば、
記入ミスや漏れを未然に防げるため便利です。

紙で行う申請には「申請書の作成に時間がかかる」「誰に申請書を回せばよいか混乱する」といった
デメリットがあります。一方でワークフローシステムは操作のログが残るため、責任所在を明確にできます。

「誰に承認をもらえばよいのか」と戸惑わずに済むうえ、改ざんや紛失のリスクも回避できるため、
業務の流れをクリーンに保てます。

続いて、社内文書の脱ハンコをスムーズに進めるためのコツを見ていきましょう。

生産性向上、無駄の削減、労働環境の改善など、ワークフローシステムを導入して「何を達成したいのか」
目標を定めましょう。はっきりと目指すべきビジョンを掲げることで、社内の意思を統一できます。

ハンコをなぜ使っているのかといえば、「確認・承認」のためです。

それが単なる流れ作業になっている今、本来の目的に意識を戻すことが求められます。
意思決定のツールは、ハンコ以外にもあるという意識を作っていきましょう。

社内文書の脱ハンコを目指す理由は「何となく」で費やしているムダを省くためです。

そもそも法律で明確に「信頼性を示すためにハンコが必須である」とは、定義されていません。
内閣府、法務省、経済産業省が連名で、ハンコは偽造がしやすい点や、本人が押したという証明の難しさから
「本当に押印が必要かを見直す」よう提案しています。

以上の点からワークフローシステム導入は、企業の組織機能の向上が期待できるといえます。