脱ハンコを取り入れる企業が増えている一方で、私たちにとってハンコは大きな意味を持っています。
望む望まないにかかわらず、ハンコが必要となるシーンはまだまだ多いでしょう。

しかし、脱ハンコによって得られるメリットは多くあります。
今回は脱ハンコのメリットとデメリットの両面を見ながら、脱ハンコを進めるために必要な流れを解説します。

社内文書においてハンコをなくすことで、どのようなメリットが得られるのか見ていきましょう。

ハンコをなくすと、企業全体の生産性向上が見込めます。
ハンコは、押す人がいなければ機能しません。ハンコでの承認や確認が必要なのに、
押す人が不在な場合は業務の進行が滞ってしまいます。また、休日でもハンコを押すために
出社を求められれば「なんでわざわざ？」と、疑問に思うのではないでしょうか。

ハンコは労働力や時間など、ビジネスにおいて大切な物を消費してしまいます。

ハンコは、ただ「そこにあればよい」というものではありません。
悪用を防ぐために、厳重な管理が必要です。また、インク代などの維持費もかかります。
インクが乾く前に触れてしまった場合は、大切な書類を汚したり、スーツに付着したりしてしまいます。

ハンコによる承認・確認が形式的であり、実質的な意味を失っているケースは少なくありません。
そうした場合、トラブルが起こった際に責任所在があいまいになってしまいます。

ハンコをなくして、電子システムでの承認・確認を行えば「いつ・誰が・どこで」行ったかが
明確になり、トラブルも回避できます。

今まで当たり前に使用してきたハンコですが、円滑な業務の進行を妨げる要因でもありました。
ハンコをなくせば、本当に社内環境はよくなるのでしょうか？
今度は、ハンコをなくすデメリットを考えてみましょう。

ハンコをもらったり押したりするときに「お疲れ様です」と一言声をかけるケースがあります。
時間にしてみれば、ほんの数分もありませんし、話す内容もライトなものが大半です。

しかし、そうした交流もまた、社員の関係性を良好に保つ要素の一つでしょう。
テレワークなどで人との交流の機会が減っている今、コミュニケーションの重要性は無視できません。

企業にはさまざまな世代の人間が集まっています。
中には、電子システムへの不信感を持つ人も少なくありません。

また、既存のシステムに慣れていて、変化を好まない人にとっては、強い抵抗を感じる場合もあります。

「スマホに慣れていて、PCの操作が苦手だ」とか「PCでの作業が不得手だ」と感じる人がいるかも知れません。
導入しても積極的な姿勢を示しづらく、業務に取り組む際の意識の低下が懸念されます。

以上で述べたデメリットはハンコのシステムよりも、人間の意識の問題が目立ちます。
したがって、工夫次第で脱ハンコは可能といえるでしょう。

今すぐにではなくても、徐々に始めていけばよいのです。
続いて脱ハンコに向けて、今から取り組めることを3つ挙げてみます。

突然「脱ハンコします！」といって新しいシステムを導入すると、社内に混乱を招く恐れがあります。
社員によっては、新システムの使用を拒絶するかも知れません。まずは「検討」から始めてみましょう。

また、いざ導入が決定したらシステムの使い方について、部署単位で講習を開くなどのフォローも必要です。

法律によって電子管理が認められていない書類があります。
電子管理が認められていない書類は、電子書籍化から除外します。
まずは「ハンコを押す」ことが単に流れ作業になっている書類がないかを見てみましょう。

ハンコを押す作業が中身のない形式だけのものになっている書類があれば、
率先して脱ハンコの足がかりにしましょう。最初の1歩として、チャットやメールなどのシステムを利用して、
オンライン上での承認・確認を行えるようにしてみることをおすすめします。

紙の帳票を使っている限り、ペーパーレス・脱ハンコは困難でしょう。
したがって、帳票を使う事務処理やバックオフィス業務のペーパーレス、電子化、データ化
から始めるのがよいでしょう。FAXを電子化したり、OCRを導入して帳票をデータ化したりと、
できるところから電子化を進めてください。

少しずつ進めていけば、社員の抵抗を軽減させられます。

私たちにとってハンコはとてもなじみ深いもので、とても重要なものです。

しかし、今後もその価値は変わらないのかという問いに「YES」といいがたいのもまた事実です。
より成長できる企業、社内体制を作るためにも、脱ハンコは必要なプロセスといえます。