「社内ワークフローを改善して業務効率化を図りたいけど、具体的な改善ポイントが分からない」
とお悩みの経営者・担当者は多くいらっしゃるのではないでしょうか。

社内ワークフローは社内の多くの人がかかわるものですから、その手順がスムーズになれば
業務効率化が見込めます。

当記事では、
社内ワークフローの改善ポイントの洗い出しから対処法、社内ワークフローシステムのメリットを解説しています。
業務改善をお考えの方は、ぜひ記事内容をご確認ください。

ワークフローに問題があり業務に支障が出ている場合、主に以下の4つの原因が考えられます。

• 複数のフォーマットが存在し、使用者が迷ってしまう
• スムーズな回覧ができていない
• 担当者不在で承認がなかなかもらえない
• 記入ミスの差し戻しにかかる手間

社内ワークフローは稟議や経費申請など、社員のポジションを問わず利用機会が多いため、
不備や使いにくさがあると総合的な時間的ロスも多くなります。

また、社内ワークフローがうまく機能していなければ、部署間での連携がうまくいかず、
意思決定の場や事業が大きく進む場になって「重要な事項を確認できていない」ということも
起こり得ます。円滑な運営には社内ワークフローの改善は欠かせないでしょう。

社内ワークフローを改善するには、まず現在の課題を洗い出し、改善ポイントを見つける必要があります。
課題は各部署にてできるだけ細かく聞き取りを行い、現場で起きている問題について、
優先順位をつけてピックアップします。

具体的な課題が聞き取れない時は、以下の点を質問してみると良いでしょう。

• 多くの社員が間違えるポイント
• 待ち時間が多い工程はないか
• 承認する人の数や工程は適切か

多くの社員は「なんとなく使いづらいけれど原因がどこにあるのかわからない」
という気持ちを抱えているでしょう。
そのため、具体的に間違えやすいポイントや待ち時間が多くなりやすい工程を突き止めることが
重要となります。

また、そもそも現在のワークフローが紙中心であれば、ワークフローシステムによる電子化を
早急に進めたほうが良いでしょう。電子化によって、多くの業務効率化を図ることが可能です。

社内ワークフローシステムを導入するメリットは数多くあります。
中でも大きなメリットとなるのは、ペーパレス化の実現です。

紙によるワークフローは、情報セキュリティや管理、保管において企業へ永続的に負担がかかり続けます。
とくに、保管場所に頭を悩ませている企業は多いでしょう。
法律上捨てられない書類も多くあるため、中には自社でスペースを確保できず、
書類用にスペースを借りているところもあるかもしれません。

ワークフローシステムによる電子化が実現すれば、そうした出費が抑えられます。
システムの利用において費用は発生するものの、建設的な出費であるといえるのではないでしょうか。

また、ワークフローシステムを利用すると外出先からも承認作業を行えるため、申請や稟議書の流れが
スムーズになります。環境さえあればどこからでも申請ができるメリットは、
リモートワークなど多様な働き方にも対応できるようになります。

災害の多い日本では、BCP対策も会社運営の重要な課題です。

リモートワークの推進とともに、今後より一層、ワークフローシステムの需要が高まるでしょう、
社内ワークフローシステムを構築するには、具体的な改善ポイントを洗い出す必要があります。

各部署へのヒアリングはあらかじめ具体例を用意しておき、改善点が聞き出せるよう工夫しておきましょう。
効率化と多様な働き方を実現するには、社内ワークフローシステムは欠かせません。
業務改善には、社内ワークフローシステムを取り入れたいところです。