社内の承認システムをもっと簡潔にして、業務のスリム化を図りたいとお考えの担当者の方も
多くいらっしゃるのではないでしょうか。

従来はあらゆる申請と承認を紙で行っていましたが、近年はさまざまなワークフローシステムが登場し、
社内の業務改善に役立っています。

しかし、多くの種類があることで「どれを選べばよいのかわからない」と迷ってしまうこともあるでしょう。
そこで当記事では、社内ワークフローシステムのメリットやデメリット、システムの選び方について解説します。

ワークフローシステムは、社内のあらゆる申請書類を電子化するためのシステムです。
総務部や経理部など、申請書類が多く集まる部署での業務改善が期待できます。

交通費の精算や稟議書、申請書類の提出などもシステム上で行えるため、場所や時間に左右されることがなく、
従業員にとってもメリットを感じられるでしょう。

社内ワークフローシステムの導入で得られるメリットは、大きく分けて以下の4点です。

• 業務の効率化
• 働き方の多様性を支援
• 承認の流れを可視化できる
• 申請の手間を削減

業務の効率化は多くの場面でメリットとして体感できるでしょう。今までは、承認のために
担当者の机上に申請書類を提出しておき、席にいるときにまとめて申請承認を行う流れとなっていました。

ワークフローシステムがあれば、担当者はどこにいても申請を承認できるため、
業務が目詰まりを起こすことなく、スムーズに流れていきます。

システムを閲覧できる環境があればどこからでも申請、承認ができる仕組みは、リモートワークには
必須のシステムです。ワークフローシステムの導入によって、書類を提出・確認するために
出勤する必要がなくなります。

また、ワークフローシステムは稟議の進捗を可視化できるため、もし滞ってしまっている場合にも
「誰のところで」「いつから」止まっているのかが一目でわかります。

一方デメリットとしては、ワークフローシステムは多くの機能が必要となるため、
自社で設計・構築するのは大変になることが挙げられます。
また外部システムを導入する場合には、導入のコストや使いやすさの面を踏まえて検討しなければなりません。

しかしそれらのデメリットを考慮しても、業務改善に大幅な効果が期待できるワークフローシステムは、
導入するメリットの方が大きいといえます。

社内ワークフローシステムを選ぶときは「自社での使い方にマッチするか」という点を基準として
確認しましょう。ここで、比較検討する時に見るべきポイントを３つ、ピックアップしました。

• 申請フォーマット
• システム連携
• 必要な付加機能

申請フォーマットは「既存のものを流用できるのか」「新しくフォーマットを使う場合にはちょうどよいテンプレートがあるか」「自社に合った仕様にカスタマイズできるか」などの点を確認しましょう。

社内ワークフローシステムの中には非常に多機能なものもありますが、自社での使い方を振り返って、
必要な機能だけを絞り込み、それに合わせて選ぶことをおすすめします。
「後で使うかもしれない」と、とりあえずの姿勢で多機能なものを選ぶと、
結局使わずに使いづらさを感じることが多くあります。

また、自社内ですでに他のシステムを運用している場合には、システムの連携ができるか
しっかり確認しておきましょう。

社内ワークフローシステムは、時間やコストの削減に大きな効果を発揮します。

ワークフローシステムを閲覧できる環境があればどこからでも確認・申請・承認などの作業ができるため、
リモートワーク導入には必須のシステムです。カスタマイズ性の良いシステムが多いので、
うまく調整して自社の用途にあうワークフローシステムを構築しましょう。