「あの件、どうなってる？」「あ、稟議が止まってます」といったやり取りをしたことがありませんか？紙文書の稟議ではとくに「承認」のフローで滞りが起きやすく、スムーズな進行が妨げられてしまうことがあります。

そこで今回は、社内の紙文書の「承認」フローについて、電子化のメリットをお伝えします。

社内の紙文書を電子化すると得られるメリットとして、
まず挙げられるのが「紙の書類を保管する手間がなくなること」です。

書類を保管するためには収納スペースを確保し、ルールを設定した上でそれに沿って収納していかなければなりません。

紙をそのまま保管するのは、実物があることで誰にとってもわかりやすい反面、管理をする上で
物理的になくしてしまう恐れがあり、見つけるにも時間がかかるのが難点です。
中でも「承認」のフローが必要となる稟議書は法律によって保管が定められているため、
年々書類が増え続けてしまうことになります。

また稟議書は「承認」のフローにおいて滞りが起きやすいもの。
「外出中で稟議に目をとおせない」「稟議を回すともう一度確認するのに手間がかかるため、
つい長く手元に置いておきたくなる」などの理由から、スムーズに進みにくい面があります。

しかし稟議書を電子化することで、こうした問題は解消できるのです。
電子化すればシステムを閲覧できる環境さえあれば出先でも稟議を確認でき、稟議を承認した後も
内容を再確認できます。

また、稟議の進捗を確認したいときにも、どこまで進んだのか、誰がどのような理由で差し戻したのかなどを
一目で確認でき、再申請をする際にもスムーズです。

メリットの多い紙文書の電子化ですが、デメリットもないわけではありません。

まず、紙文書を電子化するにあたって、システムの導入が必要となること。
システムの導入には費用がかかる上、従業員に業務内容の変化に慣れてもらう必要があります。

しかし書類電子化システムの多くがシンプルでわかりやすい操作性となっていることや、
働く世代にITツールに慣れている人材が多くなっていることから、企業によってはほとんど問題とならない場合も。
コストの面でいえば、紙文書の保管のために倉庫を借りるよりも意義のある出費といえるでしょう。

紙文書の承認を電子化する際には、システムの導入が必須となります。
システム導入にあたっては、わかりやすいマニュアルを作成し、オペレーション研修の時間を
設けるようにしましょう。

その際、ITツールへのリテラシーが高い人もいれば、そうでない人もいます。
一律に同じ教え方をしてしまうと、なかには理解が追い付かない従業員も出てくるでしょう。

そのため質問タイムを設ける、個別に指導するなどの対策を行い、一人ひとりがしっかりと
理解できたかどうか確認することが大切です。また文書の中には法律上、紙で保管しなければならない
ものもあるため、すべての文書を電子化できるわけではないことに注意してください。

今回は、社内の紙文書の承認を電子化するメリットを解説しました。

日常生活では、キャッシュレスを始めとして徐々にITツール・Webを介して便利に行える手続きが増えています。
しかし、社内の紙文書をIT化するとなると、規模の大きさから躊躇してしまうこともあるでしょう。

実際に導入した際のメリットを具体的にイメージすれば、導入が企業の成長につながることがわかるはずです。最近では使いやすいシステムも増えているので、まずトライアルを行って使用感を確かめてみてはいかがでしょうか。