「ハンコが押してある」ということに対し、安心感や信頼を得る文化が根強い日本。
古くから使用され、ビジネスシーンには欠かせないハンコですが、
「業務内容としては出社する必要がないのに、押印するためだけに出社する」といった事態に陥ることも。

こうした、いわゆるハンコ出社をなくすことは、従業員だけでなく企業にとってもメリットがあります。
具体的にどんなメリットがあるのか、見ていきましょう。

ハンコ文化の弊害としては、主に次の3点が挙げられます。

新型コロナウィルスの流行をきっかけとして、テレワークを推進する企業は増加しています。
しかし、テレワーク環境を整備して問題なく業務に取り組める一方、
「ハンコを押すために出社をしなければならない」というケースもあります。

ほかの業務にはリモートで対応できるのに押印のためだけに出社するのは、
従業員にとって大きなストレスとなるでしょう。

ハンコを押すためだけの出社がなぜ必要なのかというと、
押印がなければ業務が進められないからです。しかし、本当にそうでしょうか。

重要なのは「本人が確認、あるいは承認したことを伝える」というハンコの役割を果たすことであり、
押印そのものではありません。

押印するためには、当然ながら紙の書類が必要となります。
しかし、エコやSDGsといった考え方が普及していることからも、今後企業に対して
ますますペーパーレス化が求められるのは間違いありません。

紙の使用量や作成のためのコストは、できる限り削減していくことが望ましいといえます。

続いて、ハンコ出社をなくす事で企業側が得られるメリットについて解説します。

書類に印鑑を押して管理するのは、紛失や汚損、破損、改ざんのリスクが常につきまとうため、手間がかかります。また、厳重な管理や書類の数が多くなれば、書類を置くスペースの確保が必要です。

ペーパーレスやハンコレスにすることで、先進企業としてのアピールができます。
グローバルや多様性が求められる昨今において、労働環境は大きな変化を遂げようとしています。

ハンコを使っているだけで「時代に追いつけない、旧時代の企業」と見なされ、
新しい人材が入ってこなくなる恐れもあり得るのです。

印刷代や印章の維持費、人件費や郵送費など、ハンコと書類があるだけで、さまざまな経費がかかります。
書類管理のスペースもコストに数えられます。

ハンコを使用するシーンを減らせば、在宅での業務もスムーズに進められます。
さらに書類管理がなくなれば人件費も削減できるため、柔軟な労働環境が構築できます。

働く場所を問わず仕事ができるようになれば、さまざまな人材を受け入れられ、
先進企業をアピールするポイントにもなります。

社内で完結する書類は主に、申請書、稟議書、台帳、決裁書が挙げられます。
社内で完結する書類は、署名や押印の重要性はどちらかといえば低い方です。法律によって書類での管理が
求められているものは別として、電子システムでの管理を検討してみてはいかがでしょうか？

社内の書類は、ワークフローシステムで作成や管理が可能です。
申請フォームから必要事項を入力して申請すれば、承認依頼を必要な部署へ送れます。

承認はシステム上から昇任者が行います。
いつ、誰が承認したかが記録されるため、トラブルを未然に防ぎます。
また、スマホやPCなど、デバイスを問わず使用できて、時間や場所も問いません。
生産性向上に役立てられ、書類管理のスペースを活用できます。

メールやチャットツールの本文で申請、承認を行う方法もあります。
本文を証拠として管理しておけば問題ありません。もしくは関係者のみがアクセスできる環境を
チャットツールなどを用いて構築すれば、ワークフローシステムに近い環境が作れます。

状況に対応していける柔軟さやテレワークなどの労働環境が整っていれば、企業にとって今後の強みにできます。
まずは「この書類やハンコは本当に必要なのだろうか？」という目線で社内を見てみましょう。