昨今、契約書類の電子化に対し、「業務コストが削減できる」などの観点から注目が集まっています。

建設業においても例外ではありません。
しかし、ハンコをなくしたことでどのように業務効率化が図れるようになったのか、よくわからない
という方も多いでしょう。そこで今回は、建設業における契約書類を電子化させることで、
どのような利点を得られるようになるのか解説します。

従来建設業では契約する際は書面に記載し、当事者同士でお互いに渡しあうことが
法律で義務付けられていました。

「当事者」には発注者や請負業者だけではなく下請け業者も含まれていたので、
紙媒体の書面でのやりとりはとても効率が悪いという背景がありました。

これは日本のハンコ文化における建設業の課題だと問題視されていました。

ここからは、建設業で契約書類の電子化が可能になった経緯を見ていきましょう。

平成13年4月に建設業法が改正され、ここで初めて建設業でも電子契約書の使用が認められるようになりました。契約方法を電子化することで、業務の負担やコストを大幅にカットできるようになったのです。

建設業法の改正で新たに19条3項が追加されたのが特徴です。

建設業法19条では基本的に請負契約は書面を交付、そして署名または記名押印しなければいけない
と定められています。しかし、追加された3項で相手方の承諾を得ることができれば電子契約でも
構わないと定められました。

国土交通省令で定められているため、国が建設業の電子契約を許可したことになりますね。

それでは、建設業において、契約書類を電子化することでどのような利点が得られるのか見ていきましょう。

・収入印紙のコスト削減

紙の書類だと収入印紙の貼付が必要になります。しかし、電子契約であれば収入印紙を貼る必要が
ないので、その分のコストをカットできるのです。
収入印紙も1枚なら大きなコストではありませんが、数が増えていくと大きな費用となりますよね。
その費用がカットできるとなれば、建設関係の企業にとってもありがたい話でしょう。

・書類の管理コストを削減できる

書類は工事が完了した後も管理しなければいけません。
多くの建設工事に携わっている会社の場合、大量に書類を保存しなければいけないので、
場所もコストも必要になります。

しかし、電子化することで書類の管理コストや場所を大きくカットできるのです。

・手続き時間の短縮

当事者同士が顔を合わせて手続きを進める場合は、お互いの日程を合わせなければいけません。
また、郵送したとすると、往復で数日は必要になります。

電子契約の場合は契約書面さえ完成すれば、すぐに相手と手続きできます。
というのも、場所も時間も制限されずすぐに契約できるので、業務の効率化が図れるのです。

・書類管理の手間が省ける

万が一書類を紛失すると、会社だけではなくお客様にも重大な損失を与えてしまうかもしれません。
建設業に限った話ではなく、お客様との書類は会社にとってなくしてはならない
非常に重要なものです。しかし、紙で保存するとなると、たとえば災害などが起きたときに
契約書類が喪失してしまうことも考えられます。

その点、電子システムを利用すれば管理の手間が省けますし、災害などのトラブルが起きても
別の支社や端末に書類がバックアップされていれば、復元が可能となります。

今回は建設業界における契約書類の電子化についてまとめていきました。
まだまだ紙で契約を交わしているところも少なくないですが、今後電子システムを取り入れる建設会社は増えていくでしょう。

効率よく業務が進められるようになるので、今後ますます建設業界が発展していくかもしれませんね。