2022/01/05
飲食業における契約書類電子化のメリット・デメリットとは?

飲食業における契約書類電子化にはどのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。
電子契約は業務効率化をはかれる大きなメリットがある一方でデメリットもあるため、
双方をよく理解したうえで電子化するかを検討する必要があるといえます。
今回は、飲食業における契約書類電子化のメリットとデメリット、ハンコ捺印の課題について
見ていきましょう。
電子契約とはどのようなもの?
電子契約とは、インターネットや専用回線などの通信回線を使用して情報交換を行い、合意成立の証拠として電子署名やタイムスタンプを付与した電子ファイルを使用した契約を指します。
対面でなくてもインターネットを通してアクセスでき、オンライン上で安全に管理できるのが電子契約です。
飲食業におけるハンコ捺印の課題
現代ではハンコの文化が根付いているため、なかなか電子契約を主流にするのは難しいかもしれません。
しかし、飲食店で大きな課題となっているのが無断キャンセル。無断キャンセルされると食材も無駄になりますし、その分確保できるはずだったお客様を断らなければいけないので、飲食店にとって
大きな損害につながります。
しかし、予約を電子契約で行うことで無断キャンセルを大きく削減することが可能です。
電子契約では個人情報を入力してもらうことになります。中にはクレジット番号を登録するところも
あり、その結果、無断キャンセルの削減に効果を発揮する傾向があるのです。
飲食業における契約書類電子化のメリット・デメリット
では、飲食業における契約書類電子化にはどのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。
■電子化するメリット
まずはメリットから見ていきましょう。
・コストの削減ができる
電子契約ではオンライン上で契約を結び保管するので、プリントアウトや郵送の必要がありません。印刷代や郵送代、保管場所代など大きくコストを削減できるのです。
また、収入印紙を貼る場合も電子契約であれば貼る必要がありません。
収入印紙代は1枚ならそんなに大きな費用ではないかもしれませんが、積み重なることで
大きなコストとなります。今までペーパーや印紙代にかけていたコストをカットできるのは、
大きなポイントだと言えるでしょう。
・時間の削減につながる
オンライン上で簡単に顧客情報が管理できるため、必要な時にすぐに見つかるのがポイント。
さらに契約の数だけ書類を作成していた時間もカットできます。
・コンプライアンスを守れる
電子契約の場合、契約書の紛失や改ざんを予防することが可能です。
さらにステータス管理をクラウド上で可視化することで、内容や現在の状況などを確認しやすく
なり、不正が起こりにくい環境を整えることができます。
■電子化のデメリット
一方で、電子契約にはデメリットもあります。
・セキュリティ問題
不正が起こりにくい環境を整えられるといえども、サイバー攻撃により不正アクセスやウイルスに
侵入されるかもしれません。お客様の個人情報を扱っているわけですから、厳重な体制で
セキュリティに力を入れなければいけないのです。
・停電対策が必要
停電するとインターネットが使えなくなるので、書類の管理や作成もできなくなります。
そのような非常事態に対応できるよう、非常用の電源も確保しておく必要があるでしょう。
まとめ
今回は飲食業における契約書類電子化のメリットとデメリットをご紹介しました。
電子化することで無断キャンセルを防ぎ、業務効率化を図ることができます。
一方で、セキュリティー対策を万全の状態にしておかなければいけないという課題もあります。
サイバー犯罪は現在でも日常茶飯事に起こっているもの。
お客様の情報をしっかり守って信頼を高めるためにも、厳重にセキュリティに力を入れる必要が
あるのです。無断キャンセルの予防や、業務効率化を図りたいと思っている方は、
ぜひ今回ご紹介したメリットとデメリットをふまえて、電子化を検討してみてくださいね。