重要事項の申請や承認を得るときには、社内稟議が欠かせません。
しかし従来の紙で行う社内稟議は、さまざまな面で手間が多く負担に感じていた方も多いでしょう。

電子データとして社内稟議を行えば、多くの手間を軽減できます。
ここでは、社内稟議の詳細や紙の稟議手続きを行うデメリットや問題点に触れるとともに、効率化を図れる電子化についても解説するので、社内稟議を負担に感じている方はぜひチェックしてみてください。

社内稟議とは、ある重要事項に対して社内で権限を持つ人たちから承認を得る業務のことです。
そしてこの社内稟議に使用されるのが稟議書となります。社内稟議は基本的に重要事項を稟議書にまとめ、権限の低い人から高い人へと順番に回覧して承認を得ていくことが通例です。

社内稟議の対象となる重要事項には、主に「備品の購入」「人材の採用」「取引先との契約締結」「出張の可否」「行事や接待費の申請」「広告の掲載枠の購入」などがあります。

社内決裁は一人から承認可否を得るだけでよいのに対し、社内稟議は複数人の承認可否が必要です。
社内決裁は小さな決定事項に対して行われることもあります。

社内稟議は一般的に紙を用いて手続きを行いますが、紙であるがゆえのデメリットが存在します。
一番のデメリットとして挙げられるのが、最終承認まで時間がかかることです。

一人の承認可否で済む社内決裁とは違い、社内稟議は複数人の承認可否が必要となります。
必然的に承認者の承認を得るまでには時間を有し、紙の稟議書であればなおさらです。

承認者が不在で回覧できなかったり、他の業務を優先されて後回しにされたりすることもあります。稟議書の書き方で左右されることからも、スムーズに回覧できないことのほうが多いと考えておいたほうがよいでしょう。

その他のデメリットとしては、印刷や保管にコストがかかることです。
紙の稟議書を用いると印刷に使用する用紙代やインク代、ファイリングにもコストが発生します。
日頃から稟議書を作成している場合はさらにコストがかかるため、
ある程度の経費が必要になることは避けられません。

そして、そんなコストから考えられるデメリットが管理の難しさです。
紙を用いた稟議書となると、紛失しないように適切に管理できる能力が求められます。
稟議書の枚数が少ないのであれば管理も大変ではありませんが、多くなるほどしっかりと管理しなくてはいけません。紙の稟議書を用いる場合は、管理がずさんになさないように注意することが大切です。

社内稟議は電子化で行うことをおすすめします。なぜなら、紙の稟議手続きのデメリットである効率面が電子だと解消できるからです。コストや管理も電子データとして作成した稟議書だと簡単になるメリットがあります。

また、わざわざ承認者のデスクまで稟議書を持っていかなくてもよくなるので、無駄な手間を省くことが可能です。複数人の承認者から承認可否を得る点は変わらないものの、時間の短縮につながります。
なお、電子データで稟議書を提出するだけでも問題ありませんが、ワークフローシステムや電子印鑑、稟議システムを導入すると、さらに効率がよくなります。

ワークフローシステムであれば、スマーフォンやPCなどのデバイスでワークフローを処理でき、電子印鑑であれば、電子化した書類に直接捺印が可能です。

稟議システムを導入すれば、稟議書の作成から回覧、承認、保管までを一元化できます。電子データの稟議書なら、より効率化が可能なシステムを導入できるのです。

社内稟議は、ある重要事項に対して社内で権限を持つ人たちから承認を得る業務です。

社内決裁とは違い、複数の承認者から承認可否を得る必要があります。
そのため、紙を用いた稟議書だと効率をはじめとしたコストや管理などの点で手間がかかることは
避けられません。しかし電子データで社内稟議を起案すれば、紙の稟議手続きのデメリットを
補うことが可能です。

さらに稟議手続きを行うためのシステムを導入することで、より効率化が図れます。今まで紙を用いて社内稟議を行っていた場合は、電子化を検討してみましょう。